Groei- en Optimalisatietraject
Ik ondersteun klein-MKB'ers en online ondernemers in de dagelijkse gang van zaken en verbind strategie met de operatie, zodat jij als ondernemer weer tijd krijgt om aan de plannen te werken die je bedrijf laten groeien.
Wil je groeien met je bedrijf, maar verloopt alles momenteel moeizaam?
- Je agenda staat bomvol met to do’s en dat geeft je een onrustig gevoel en zorgt ervoor dat je ’s nachts ligt te malen.
- Heb je eens een planning gemaakt, dan lukt het je toch niet om je hieraan te houden, want je bent alleen maar druk met brandjes blussen en dat frustreert je enorm.
- Je inbox is ontploft en je hebt geen idee welke mails je wel of niet hebt beantwoord en klanten beginnen te klagen dat ze nog niets van je hebben gehoord.
- Je wilt aan de slag met innovatie en toekomstplannen, maar het ontbreekt je aan denktijd en focus, want je wordt regelmatig afgeleid door ‘spoedjes' die tussendoor komen.
- Je weet dat er meer structuur in je bedrijf moet komen om te kunnen groeien, maar je weet niet waar te beginnen, dus je blijft dit maar voor je uit schuiven.
- Je werkt je drie slagen in de rondte, maar het werk komt nooit af en dat geeft je elke dag een onvoldaan gevoel.
- Je weet dat je extra handjes nodig hebt om al het werk gedaan te krijgen, maar je wil of kan (nog) geen mensen in vaste dienst nemen, want dat brengt risico’s met zich mee, maar ook extra rompslomp.
- Je staat altijd ‘aan’ en kan daardoor moeilijk ontspannen, waardoor je je continue gestrest voelt en voor de mensen om je heen niet altijd de gezelligste bent.
- Je weet dat sporten goed voor je is en je juist energie geeft, maar je bent ’s avonds zo moe dat je geen puf meer hebt om wat te doen en dat abonnement op de sportschool dus eigenlijk net zo goed kan opzeggen.
Stop met achter de feiten aanlopen
Nu is het moment om de volgende stap te zetten en hulp in te schakelen.
Ben jij er klaar voor om…
- De dagdagelijkse operatie weer gestroomlijnd te laten lopen, zodat jij hieruit kan stappen en alleen nog maar de dingen doet die je leuk vindt en zo weer meer werkplezier ervaart?
- Niet meer van afspraak naar afspraak te hollen, maar weer regie over én ruimte in je agenda te hebben, zodat je in alle rust kunt werken aan de groeiplannen van je bedrijf?
- Weer een overzichtelijke inbox te hebben en altijd bij te zijn met je mails?
- Jouw processen in kaart te brengen en te optimaliseren, zodat het team weet wat te doen, ook als jij er niet bent?
- Op te schalen zonder direct mensen in vaste dienst te nemen, zodat je nog geen grote risico’s hoeft te nemen?
- Een betere balans te hebben tussen werk en privé en meer tijd met je familie en vrienden door te brengen?
- Beter te ontspannen en daardoor lekkerder te slapen en een leuker mens wordt voor je omgeving?
- Meer tijd en energie te hebben om aan je gezondheid te werken?
Laat mij je dan helpen als jouw tijdelijke rechterhand!
Blijf je zo doorgaan totdat je op apegapen ligt of ben je er klaar voor om hulp in te schakelen
Na dit Groei- en Optimalisatietraject
- Heb jij weer regie over je agenda en inbox.
- Loopt de dagdagelijkse operatie als een zonnetje en word jij niet meer afgeleid door de waan van de dag.
- Heb je overzicht van de doelen, projecten, planning, taken en de voortgang ervan.
- Zijn je werkprocessen in kaart gebracht en geoptimaliseerd.
- Is je (virtuele) team up & running om bepaalde operationele taken uit te voeren.
- Lopen eindelijk de projecten die al een tijd op de plank lagen.
- Heb jij rust en ruimte om aan de strategische plannen van je bedrijf te werken.
- Zit jij vol energie en ga je met enthousiasme en vertrouwen de toekomst in.
- Heb je meer tijd om met je familie en vrienden door te brengen.
Voor wie is dit traject bedoeld?
Ik heb mezelf voorgenomen om te werken met mensen die met enthousiasme en vanuit passie hun werk doen, want dat geeft mij energie en daar zit voor mij de verbinding. En dit vind ik vooral bij ondernemers die vanuit een purpose het anders willen doen; de omdenkers, vernieuwers en veranderaars…
En daarnaast zit jouw bedrijf in één van de twee beginfases; de pioniers- of organisatiefase.
Pioniersfase
(1-8 mensen)
In deze fase ben je vanuit je vakmanschap naar meewerkend voorman gegroeid. Je staat dicht bij je klanten en er is nog weinig geformaliseerd. Veel informatie zit in jouw hoofd. Er is veel creativiteit en energie! De aandacht gaat vooral naar strategie en positionering. Doel is het bestaansrecht van het bedrijf.
In deze fase moet jij er naar toe dat je niet meer zelf al het werk doet inclusief het blussen van alle brandjes. Je moet voor jezelf meer rust en ruimte creëren, zodat je meer (strategisch) ‘aan’ je bedrijf gaat werken in plaats van (tactisch-operationeel) ‘in’ je bedrijf.
Organisatiefase
(8-25 mensen)
Als het team groter wordt, word je meer een manager. Er moeten dingen geformaliseerd en georganiseerd worden. Informatie moet uit de hoofden van mensen en processen moeten worden vastgelegd. Dit is noodzakelijk, zodat het team weet waarom ze doen wat ze doen, voor welk resultaat ze verantwoordelijk zijn en waarop het werk wordt geëvalueerd. Ook wordt de organisatie hierdoor schaalbaar.
In deze fase moet jij niet meer alle petten op hebben, verschillende rollen vervullen en voor alles verantwoordelijk zijn. Het is tijd om zaken uit te besteden, over te dragen en los te laten. Zo kan jij je richten op het ontwikkelen van je leiderschapsvaardigheden en vanuit je ondernemerschap richten op de toekomst. Ook is het belangrijk om het team aan boord te houden door ze mee te nemen in de richting waar het bedrijf heen gaat en wat hun rol daarin is.
Dit kun je van mij verwachten tijdens het traject
- Ik ga met je in gesprek en aan de hand van een vragenlijst inventariseer ik jouw wensen en pijnpunten en leer ik jou en je bedrijf beter kennen.
- Ik kom met een (tactisch-operationeel) Plan van Aanpak.
- Ik implementeer het plan, samen met jou en het eventuele (virtuele) team.
- Ik ben jouw rechterhand, sparringpartner en ‘partner in crime’.
- Ik breng werkprocessen in kaart, stel workflows op en beschrijf deze.
- Ik werf, selecteer en onboard Virtual Assistants die bepaalde operationele werkzaamheden uit jouw handen gaan nemen.
- Ik voer, indien gewenst, het operationeel management uit.
- Ik breng structuur in jouw agenda, inbox en digitaal archief.
- Ik richt een projectmanagementtool in voor overzicht en beheer van de doelen, projecten, planning, taken en voortgang.
- Ik voer eventuele grote projecten uit, al dan niet samen met jou en/of anderen.
- Zodra alles op rolletjes loopt, zorg ik voor een overdracht naar jou zodat jij hierop kunt voortborduren en met vertrouwen de toekomst in gaat.
Dit zeggen anderen over mij
Hi, ik ben Wilma
Vanuit eigen ervaring weet ik dat als het tijd is om dingen anders te gaan doen in je leven en je de signalen negeert, je uiteindelijk wel een seintje van het universum krijgt om daar niet langer mee te wachten en nu in actie te komen.
Ik kreeg mijn seintje in de zomer van 2021 toen ik in het ziekenhuis belandde. Dit voorval dwong me om met mezelf aan de slag te gaan en bepaalde patronen te doorbreken. Het was geen makkelijke periode, maar uiteindelijk heeft het me veel gebracht en ben ik er beter uitgekomen.
Mijn boodschap hiermee aan jou:
Blijf alsjeblieft niet zelf aanmodderen als het binnen je bedrijf allemaal niet zo soepel loopt en jij je drie slagen in de rondte werkt. Straks is het te laat en lig jij op apegapen en gaat je bedrijf naar de knoppen. Dus negeer de signalen niet, kom in actie en laat je helpen zodat je met je bedrijf weer een stap vooruit kunt zetten.
Hoe ik jou kan helpen
De afgelopen 25 jaar heb ik gewerkt binnen marketing, communicatie, R&D, klantenservice, office-, event- en projectmanagement. Ik heb leiding gegeven aan kleine teams en ben lange tijd onderdeel geweest van een commercieel managementteam. Ook heb ik altijd nauw samengewerkt met ondernemers en directieleden, dus ik heb van dichtbij meegemaakt welke uitdagingen er voorbij komen als een bedrijf groeit en hoe hiermee om te gaan.
Deze kennis en ervaring zorgt ervoor dat ik vanuit een breed perspectief goed de samenhang zie tussen de belangrijkste bedrijfspijlers en met oplossingen kom hoe je met focus op een georganiseerde en gestructureerde manier de omzetverhogende doelen haalt.
Interesse?
Laten we dan eens online kennismaken. Ik ben benieuwd naar jouw verhaal!
Wilma
Even in het kort mijn werkwijze
Stap 1 – Vrijblijvend kennismakingsgesprek (online)
Tijdens dit gesprek leren we elkaar kennen en vertel jij mij wat momenteel je grootste pijnpunten zijn en welke wensen je hebt. Ik zal kort mijn werkwijze toelichten. Voorafgaand ontvang je van mij een korte vragenlijst zodat we gericht het gesprek kunnen ingaan. Ik vind het belangrijk om elkaar even online te zien en te spreken, zodat we elkaars energie kunnen voelen. Een klik hebben met elkaar vind ik namelijk een belangrijke randvoorwaarde voor een samenwerking.
Vul het contactformulier in om te laten weten dat je een afspraak wilt plannen. Ik neem dan contact met je op om een datum en tijdstip af te spreken.
Stap 2 – Offerte
Als het voor ons beiden goed voelt en ik je ook daadwerkelijk in deze fase kan helpen, zal ik een offerte opstellen. Na goedkeuring van de offerte kunnen we aan de slag.
Stap 3 - Inventarisatie werksessie ‘snelkookpan’
Om jou en je bedrijf volledig te begrijpen, is er een online of on-site werksessie om dieper op de zaken in te gaan.
Stap 4 - Plan van Aanpak
Op basis van alle informatie, maak ik een op maat gemaakt (tactisch-operationeel) Plan van Aanpak. Na accordering start het traject.
Stap 5 - Implementatie
OK, let’s do this!
Stap 6 – Overdracht
Zodra alles op rolletjes loopt, zorg ik voor een overdracht zodat jij hierop kunt voortborduren en met een stevig fundament vol vertrouwen de toekomst in gaat.
Veelgestelde vragen
Ik geloof niet in een one size fits all, want elke ondernemer en elk bedrijf heeft iets anders nodig. Dus afhankelijk van jouw situatie en wensen kan de duur van het traject variëren. Ook het aantal uren dat ik per week voor jou werk hangt af van wat er moet gebeuren. Maar ga er maar vanuit dat er tussen de één en drie maanden al heel veel shit op orde kan worden gebracht. Mocht een langer traject wenselijk zijn, dan is dat uiteraard bespreekbaar.
Naar aanleiding van jouw situatie en wensen wordt de duur van het traject bepaald. Op basis daarvan stel ik de offerte op. Mijn uurtarief is € 85,- ex. BTW (en reiskosten bij on-site afspraken). Afhankelijk van de invulling van het traject, kan er ook met een projectprijs worden gewerkt.
Tijdens het traject heb ik ook jouw tijd nodig. Veel informatie zit tenslotte in jouw hoofd en moet eruit, zodat ik het kan structureren, optimaliseren en organiseren. Als ik eenmaal weet wat er moet gebeuren bespreken we hoeveel ruimte je in je agenda moet maken en op welke momenten dit voor jou het beste uitkomt. Hier help ik je bij. Misschien denk je ‘het komt me nu niet goed uit, want ik heb het hartstikke druk’, maar dat is nou precies de reden om dit traject te doen, zodat je straks weer rust en ruimte hebt in je agenda én hoofd!
En ja, ik weet dat het geen sexy werk is om op te schrijven hoe een bepaald proces loopt of hoe een taak volgens jouw standaard moet worden uitgevoerd. Maar dit is echt noodzakelijk om het fundament stevig in te richten. De tijd die je er nu insteekt, verdien je later dubbel en dwars terug. Even de tanden op elkaar dus.
In het Groei- en Optimalisatietraject kom ik echt in je bedrijf werken als tijdelijke rechterhand. Ik maak een Plan van Aanpak m.b.t. Plan, Proces en People en implementeer deze ook samen met de ondernemer en het eventuele team.
In het online Focustraject leer ik je hoe je jouw bedrijfsfundament m.b.t. Plan, Proces en People op orde en in kaart brengt. Ik kijk en denk met je mee en daag uit waar nodig, maar jij bent degene die het werk doet.
Ik heb altijd in de breedte van organisaties gewerkt en bijgedragen aan de realisatie van de doelstellingen. De afgelopen 25 jaar heb ik binnen marketing, communicatie, R&D, klantenservice en project-, office- en eventmanagement gewerkt. Ik heb leiding gegeven aan kleine teams en ben lange tijd onderdeel geweest van een commercieel managementteam. Ook heb ik altijd nauw samengewerkt met ondernemers en directieleden, dus heb van dichtbij meegemaakt wat de ups & downs zijn als een bedrijf groeit. En ik ben zelf ook ondernemer, dus die ervaring neem ik ook mee.
Lees hieronder hoe ik werk vanaf kennismaking tot en met afronding van de opdracht.
Stap 1 – Online kennismaken
In een online meeting maken we kennis met elkaar en vertel jij waar je hulp bij kunt gebruiken en leg ik je mijn werkwijze uit. Voorafgaand aan deze meeting ontvang je van mij een korte vragenlijst zodat we gericht het gesprek kunnen ingaan. Ik vind het belangrijk om elkaar even online te zien en te spreken, zodat we elkaars energie kunnen voelen. Een klik met elkaar hebben vind ik namelijk een belangrijke randvoorwaarde voor een samenwerking. Dit gesprek is uiteraard geheel vrijblijvend.
Laat via het contactformulier weten dat je een afspraak wilt plannen om kennis te maken en de mogelijkheden te bespreken. Ik neem dan contact met je op om een datum en tijdstip af te spreken.
Per e-mail ontvang je dan het volgende:
- bevestiging van de afspraak.
- korte vragenlijst welke voorafgaand moet worden ingevuld, zodat we gericht het gesprek kunnen in gaan.
- link naar de Teams afspraak (het is niet nodig om Teams te downloaden).
Stap 2 – Offerte
Als het voor ons beiden goed voelt en ik je ook daadwerkelijk in deze fase kan versterken, zal ik een offerte opstellen. Deze omvat een overzicht van de kosten van de Inventarisatie- en Plan van Aanpak fase. Voor de Implementatiefase werk ik met stelposten, omdat elke situatie iets anders nodig heeft en dit pas goed te bepalen is na de werksessie. Na goedkeuring van de offerte kunnen we aan de slag.
Stap 3 – Inventarisatie d.m.v. de werksessie ‘Snelkookpan’
Om jou en je bedrijf goed te begrijpen, is er een online of on-site werksessie waar we dieper op de onderwerpen in kunnen gaan. Voorafgaand aan deze sessie stuur ik je een vragenlijst om alvast inzicht te krijgen in de volgende onderwerpen:
- Wie ben jij als ondernemer en wat is jouw why?
- Wat zijn jouw pijnpunten en wensen?
- Wat zijn jouw organisatie- en privédoelstellingen?
- Wat zijn de sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen van jouw onderneming?
- Wie is je doelgroep/ideale klant?
- Hoe ziet je product- en/of dienstenaanbod eruit?
- Hoe is je marketing, communicatie en sales ingericht?
- Welke processen en systemen zijn er (niet)?
- Hoe is de organisatie ingericht qua team en dagelijks management?
- Welke werkzaamheden zijn er en welke zou je willen uitbesteden?
- Wat verwacht je van samenwerken met anderen?
- Wanneer is dit traject volgens jou succesvol?
Stap 4 – Plan van Aanpak
Op basis van alle informatie, maak ik een op maat gemaakt (tactisch-operationeel) Plan van Aanpak. Hierin is het volgende beschreven:
- Samenvatting van jouw bedrijf, wensen en doelen.
- Een overzicht van de werkzaamheden welke ik per direct kan oppakken en/of van jou kan overnemen.
- Een overzicht van de operationele taken die eventueel kunnen worden uitbesteed aan één of meerdere VA’s.
- Voorstel van de (deel)projecten die moeten worden gedaan om de doelen te behalen.
- Voorstel hoe en wanneer met elkaar te communiceren.
- Voorstel planning en duur van het traject.
- Offerte implementatiefase.
Dit plan stuur ik je per e-mail toe. Eventuele aanpassingen naar aanleiding van jouw feedback voer ik door en dan kan het definitieve plan door jou worden geaccordeerd.
Stap 5 – Implementatie
OK, let’s do this!
Vanuit mijn rol als Online Business Manager kan ik tijdens het traject onderstaande voor mijn rekening nemen (indien van toepassing):
- Jouw ‘rechterhand’, sparringpartner en ‘partner in crime’.
- Werkprocessen in kaart brengen, opstellen van workflows en deze beschrijven.
- Werven, selecteren en onboarden van het (virtuele) team dat bepaalde operationele werkzaamheden voor jou gaat uitvoeren.
- Operationeel management.
- Structuur aanbrengen in jouw agenda, inbox en digitale archief.
- Inrichting en beheer van een projectmanagementtool voor overzicht en beheer van de doelen, deelprojecten, planning, taken en voortgang.
- Uitvoeren van de (deel)projecten, eventueel i.s.m. met jou en/of anderen.
Stap 6 – Overdracht
Zodra alles op rolletjes loopt, zorg ik voor een overdracht zodat jij hierop kunt voortborduren en met een stevig fundament vol vertrouwen de toekomst in gaat.
Uiteraard! Zie hiervoor mijn privacyverklaring. Mocht je alsnog willen dat ik een geheimhoudingsverklaring teken, dan is dat geen probleem, mits jij deze aanlevert.
Stuur dan gerust een mail naar info@businesssupportbywilma.nl.
Contact opnemen
Neem via onderstaand formulier contact met mij op.
